Los Manuales de Procedimientos, Procesos y Políticas – 1ra Parte

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Los Manuales de Procedimientos, Procesos y Políticas de la empresa - 1era Parte -

Una guía para laborar con mayor eficiencia, evitar desperdicios y reducir el despilfarro de los recursos en la empresa

En una conferencia, expresé que entre las principales cualidades de los empleados y trabajadores que debe apreciar una organización, están los CONOCIMIENTOS Y LA EXPERIENCIA.

A la vez, indiqué que es necesario documentar estos conocimientos y experiencia, elaborando el Manual de Procedimientos, Procesos y Políticas.

En esa conferencia un empresario, preguntó: ¿Porqué es importante documentar los conocimientos y experiencia de la empresa?

Yo le contesté que por una empresa pasan, en un periodo de tiempo, personal profesional, científico, técnico y administrativo, que traen conocimientos y experiencias varias, que ayudan a mejorar nuestros procesos, haciendo a la empresa más eficiente y eficaz, generando buenos indicadores de competitividad y de inmediato le pregunté ¿qué pasaría si este personal renuncia, se jubila, fallece? Y muchos participantes me contestaron: se generarían problemas en la empresa, pues sólo ellos sabían cómo proceder y mantener la eficiencia, los problemas provocarían pérdidas de tiempo, de recursos, de calidad y el aumento de costos, se perderían clientes, bajaría la rentabilidad, etc., por lo tanto, los participantes contestaron la pregunta, sobre la importancia de documentar los conocimientos y experiencia, mediante procedimientos, procesos y políticas.

Los conocimientos y experiencias, permiten que una persona resuelva problemas, ayude a la organización a alcanzar sus objetivos de negocio y a mejorar su posición competitiva en el mercado.

Estos conocimientos y experiencia, documentados, constituyen la tecnología o "know-how" de la organización, base para elaborar los Manuales de Procedimientos, Procesos y Políticas de la empresa.

Los Manuales de Procedimientos, Procesos y Políticas, constituyen una guía práctica para:

  • Mejorar la eficiencia de los recursos humanos.
  • Organizar el desorden administrativo.
  • Organizar el desorden en fábrica.
  • Eliminar el desperdicio organizacional.
  • Multiplicar los conocimientos y experiencia del personal que labora dentro de la organización.
  • Incrementar las ventas, las utilidades y los resultados estratégicos del negocio.
  • Elaborar Manuales de una franquicia.
  • Elaborar los documentos controlados para certificarse con las Normas ISO 9000, ISO 14000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000 y cualquier otro tipo de sistema de gestión.

En la mayoría de las organizaciones, los empleados y trabajadores, están dispuestos a aportar y recibir conocimientos y experiencia de los demás. Asimismo, un alto porcentaje de colaboradores están dispuestos a contribuir con la organización y dejar su huella, sin embargo nadie contribuye a poner en blanco y negro sus conocimientos y experiencia, no se les enseña a documentar sus conocimientos y experiencia a través de un Manual de Procedimientos, Procesos y Políticas, lo cual proporcionaría a la empresa una rápida capacidad de respuesta y una clara ventaja competitiva dentro del mercado.

Es necesario dominar los Procedimientos, Procesos y Políticas como herramientas para optimizar la gestión del conocimiento, decisiva en el crecimiento y el éxito de la empresa, así como muchas otras acciones que serían largas de enumerar y de explicar en este post, pero los que veremos paso a paso y de forma práctica y aplicativa en nuestro curso de Manuales de Procedimientos, Procesos y Políticas de la empresa (M3P).

 

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